Agent(e) des services administratifs

Tâches
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
1. Administration du logement (responsabilité principale)
En tant que responsable du soutien administratif de 21 résidences du personnel dans diverses collectivités des T.N.-O., vous devrez :
• Servir de principal point de contact pour les logements du personnel et coordonner les communications entre les locataires, le comité du logement, le directeur de l’unité de gestion, les finances, les RH et l’équipe des biens ;
• Suivre la disponibilité des logements et coordonner les emménagements et les départs du personnel et les transferts de services publics ;
• Présider et soutenir les réunions du Comité du logement, préparer les ordres du jour, les comptes rendus de réunions et les mesures de suivi ;
• Coordonner les inspections, les demandes d’entretien, les ordres de travail et les réparations avec les responsables de l’entretien des biens et les entrepreneurs ;
• Gérer les petits contrats liés aux services d’entretien, de nettoyage et de réparation des logements; et
• Diriger l’amélioration des politiques, des processus, des procédures et de la documentation en matière de logement.2. Gestion des données sur les biens (Maximo) – Responsabilité principale
En tant que responsable de la qualité des données sur les biens et de la maintenance de Maximo, vous devrez :
• Maintenir et mettre à jour les informations sur les actifs dans Maximo pour les logements du personnel, les actifs opérationnels et les nouvelles constructions ;
• Gérer les inspections de conformité aux codes, y compris la planification, la saisie de données et la surveillance de l’efficacité du programme ;
• Soutenir les contrôles de qualité des données, les rapports et l’identification des incohérences ou des lacunes ; et
• Aider à la création de nouveaux inventaires des biens, y compris ceux associés aux projets d’immobilisations soutenant la création de nouveaux parcs.3. Soutien administratif à la gestion des biens et des projets
En tant que membre principal de l’équipe des biens, vous appuierez les gestionnaires des biens, les gestionnaires de projet et les responsables de l’entretien des biens qui dirigent le Programme des biens, le Programme des projets d’immobilisations et les projets d’immobilisations à l’appui de la création de nouveaux parcs. Les responsabilités comprennent :
• Organiser et tenir à jour les dossiers de projet, la documentation et les calendriers ;
• Soutenir la coordination avec l’équipe financière ; et
• Soutenir les processus de passation de marchés et d’approvisionnement.

Milieu de travail
Joignez-vous à l’équipe des biens du Nord de Parcs Canada en tant qu’administrateur des biens (AS-02), où vous aiderez à soutenir l’infrastructure qui permet à huit lieux protégés des Territoires du Nord-Ouest de continuer à fonctionner, des parcs arctiques éloignés aux paysages nordiques culturellement significatifs. Dans ce rôle dynamique, vous dirigerez l’administration des logements du personnel et la gestion des données sur les biens, tout en apportant un soutien essentiel aux gestionnaires des biens et aux gestionnaires de projet qui réalisent divers projets d’immobilisations, y compris des projets qui contribuent à la création de nouveaux parcs nationaux. Qu’il s’agisse de coordonner la logistique du logement, de gérer les renseignements essentiels sur les biens dans Maximo ou de faire avancer les dossiers de projets complexes, vous serez au centre d’un travail significatif qui soutient directement l’intendance, l’exploitation et la croissance de certains des lieux protégés les plus extraordinaires du Canada.

Intention du processus
Ce processus servira à doter (1) une poste vacant et pourrait servir à créer une liste de candidats qualifiés pour doter des postes semblables de diverses durées dans l'Unité de gestion du centre des Territoires Nordouest et l'Unité de gestion de Wood Buffalo.

Postes à pourvoir
1

Messages importants
Nous sommes aussi engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez envoyer un message à l’adresse indiquée ci-dessous sous la rubrique Personnes-ressources pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.Mesures d’adaptation en matière d’évaluation✔Nous offrons également :
•Indemnité de vie dans le Nord (les taux et les conditions pourraient changer et varient selon le nombre de personnes à
charge) :
▻ Indemnité de poste isolé : de 10 632 $ à 36 092 $ par an environ
▻ Aide au titre des déplacements pour congé annuel: environ 1239 $ à 2315$ par année pour chaque membre admissible
de la famille1. QUESTIONS DE PRÉSÉLECTION
En répondant aux questions de présélection, tous les candidats doivent indiquer clairement en quoi ils satisfont aux critères liés aux études et à l’expérience pour les qualifications essentielles et les qualifications constituant un atout.Veuillez noter qu’il ne suffit pas d’indiquer que vous possédez ces qualifications ou de fournir une liste de responsabilités antérieures ou actuelles. Vous devez donner des exemples concrets indiquant OÙ, QUAND et COMMENT vous avez acquis ces qualifications.Si vous omettez de démontrer dans les réponses en quoi vous vous satisfaites aux critères liés aux études et à l’expérience, votre candidature pourrait être rejetée.Règle générale, Parcs Canada ne communique pas avec les candidats pour obtenir des précisions ou des renseignements manquants.Les candidats devront fournir la preuve de leurs attestations d’études à une date ultérieure.2. CURRICULUM VITÆ
Les curriculum vitae seront utilisés comme source secondaire pour valider l’expérience décrite dans les questions de présélection ou les questions envoyées par courriel – selon le cas.3. RÉFÉRENCES
Le nom et les coordonnées de trois (3) personnes pouvant offrir des références professionnelles (l’une d’entre elles doit être un superviseur).4. POSTE ACTUEL (POUR les employés du gouvernement du Canada) (s’il y a lieu)
Veuillez indiquer clairement le groupe et le niveau de votre poste d’attache, de même que votre situation d’emploi, dans votre curriculum vitæ, dans votre demande d’emploi, ou dans un courriel.ÉVALUATION
∙ Les candidats seront appelés à passer une entrevue.
∙ Une vérification des références sera effectuée.
Les candidats peuvent participer au processus de nomination dans la langue officielle de leur choix. Nous leur demandons d’indiquer leur préférence dans leur demande d’emploi.Afin de favoriser la diversification de l'effectif, les considérations pourrait être offertes aux candidats qui se déclarent comme appartenant à l'un des groupes d'équité en matière d'emploi suivants : Autochtones, minorités visibles, personnes en situation de handicap et femmes.L’Agence Parcs Canada acceptera la candidature de toute personne ayant le droit de travailler au Canada. Veuillez indiquer dans votre demande ce qui vous autorise à travailler au Canada : citoyenneté canadienne, statut de résident permanent ou permis de travail.

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Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

- Posséder un permis de conduire valide.
- Passer et réussir un examen préalable à l’emploi et des évaluations médicales périodiques.

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• Vous devez consentir à faire des heures supplémentaires.
• Consentir à habiter dans un endroit isolé;
• Vous pourriez devoir porter un uniforme pendant que vous serez en service. Dans ce cas, Parcs Canada vous fournira les uniformes dont vous aurez besoin, conformément à la Politique sur l'uniforme de Parcs Canada.

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ÉTUDES
Diplôme d'études secondaires obtenu conformément aux normes provinciales, ou équivalence.

EXPÉRIENCE
• Expérience de la prestation de services administratifs, notamment de la préparation et du suivi de documents, de la gestion de courriels, de l’établissement d’horaires, de l’organisation de réunions, de la tenue d’un système de classement et d’autres tâches connexes; et
• Expérience de l’utilisation d’outils de productivité, tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint.

CAPACITÉS
•Capacité d’établir des relations de travail constructives et de résoudre des conflits;
• Capacité de gérer des priorités contradictoires, d’accomplir plusieurs tâches de front et de travailler dans des délais serrés;
• Capacité d’interpréter des politiques et de formuler des recommandations;
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit;
• Capacité de cerner, d’analyser et de résoudre des problèmes; et
• Capacité de travailler de façon autonome tout en soutenant une équipe dispersée dans le Nord.

QUALITÉS PERSONNELLES
• Tisser des liens personnels avec les autres ;
• Faire preuve de jugement ;
• Faire aboutir les choses ;
• Assumer ses responsabilités.

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Sera appliqué / évalué à une date ultérieure

Anglais essentiel

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EXPÉRIENCE EN ATOUT
• Expérience de la gestion ou de l’entretien d’immeubles locatifs ou résidentiels ;
• Expérience de la prestation de conseils et de la formulation de recommandations à l’intention de clients.

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