Commis aux de soutien administratif

Tâches
Spécialiste de la gestion de l’information – Ce poste est principalement dans un bureau et travaille régulièrement dans une salle de dossiers. Vous soutiendrez la gestion des dossiers physiques et fournirez des conseils en matière de gestion de l’information (GI) aux clients de la GRC, y compris le traitement, l’organisation, la récupération et la tenue à jour des dossiers conformément aux procédures établies. Le poste exige un équilibre entre le travail de bureau, le service à la clientèle en personne et l’activité physique dans la salle des dossiers, ce qui peut nécessiter de soulever des boîtes pesant jusqu’à 50 livres, ainsi que de se pencher, de s’accroupir et de manipuler fréquemment des dossiers dans un environnement poussiéreux. Le ou la titulaire doit demeurer assis et travailler à l’ordinateur pendant de longues périodes dans un environnement de bureau modérément achalandé où il peut y avoir du bruit et des priorités concurrentes.Commis à la salle du courrier et à l’imprimerie – Ce poste soutient les opérations de la division dans une salle de courrier, une imprimerie et un environnement d’expédition et de réception. Vous serez responsable du traitement du courrier et des colis entrants et sortants, de la coordination des livraisons et du soutien aux tâches de production d’impression telles que l’impression et l’assemblage de livrets, de manuels et de matériel de formation. L’environnement de travail peut présenter des niveaux de bruit variables, des interruptions fréquentes et des interactions régulières avec les clients et le personnel de livraison. Les fonctions exigent de rester debout pendant de longues périodes, de manipuler du courrier et des documents imprimés et de soulever des boîtes pouvant peser jusqu’à 50 livres. La qualité de l’air de l’espace de travail peut occasionnellement être réduite en raison de la proximité des zones de chargement et des aires de livraison.Coordonnateur de la formation – Ce poste est responsable de diverses fonctions administratives, y compris le traitement et le suivi financiers, la tenue et la mise à jour des procédures opérationnelles normalisées (PON), la gestion des systèmes de classement électronique et le triage d’une boîte de réception partagée. Le ou la titulaire assure également la liaison avec les partenaires nationaux afin de coordonner et de maintenir l’accès au SIRP pour les employés de la Division K, en veillant à ce que les utilisateurs reçoivent l’accès approprié au système. Le commis au soutien administratif contribue à assurer l’efficacité des opérations quotidiennes en tenant les dossiers organisés, en appuyant les activités de l’unité et en fournissant un service adapté aux clients. Le ou la titulaire du poste doit demeurer assis et travailler à l’ordinateur pendant de longues périodes, dans un environnement de bureau modérément achalandé où il peut y avoir du bruit et des priorités concurrentes.

Milieu de travail
La Division K de la GRC est à la recherche de candidats pour pourvoir plusieurs postes afin de pourvoir le poste de commis au soutien administratif (CR-04). Ce rôle fournit un soutien administratif et opérationnel essentiel dans un environnement collaboratif de gestion de l’information (GI).Nous sommes à la recherche de personnes organisées, soucieuses du détail et fiables, qui possèdent de solides compétences en matière de travail d’équipe et de service à la clientèle. Si vous êtes motivé à soutenir des équipes administratives et opérationnelles, cette occasion est pour vous !Notre bureau est situé au quartier général de la Division K de la GRC à Edmonton, en Alberta. Certains postes peuvent exiger une présence sur place cinq (5) jours par semaine.

Intention du processus
Ce processus de dotation anticipée vise à créer un bassin de candidats qualifiés. Le bassin de candidats qualifiés pourrait servir à doter des postes similaires de différentes durées (i.e. nomination pour une période indéterminée ou déterminée, mutation, nomination intérimaire, affectation ou détachement) au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC).Si un membre civil (MC) est jugé qualifié et considéré pour une nomination, la nomination ne donnera pas lieu à un changement de statut d'employé de la fonction publique (EFP) pour le MC. Des renseignements concernant la nomination d'un MC seront envoyés à tous les candidats et candidates qui sont à l'intérieur de la zone de sélection et qui ont participé au processus annoncé.

Messages importants
*SEULEMENT LES APPLICATIONS SOUMISES EN LIGNE SERONT ACCEPTÉES*Les candidats sont responsables de s'assurer que toutes les informations fournies sur leur candidature sont exactes et à jour au moment de la candidature.Pour ce processus de sélection, nous communiquerons avec les candidats par courrier électronique. Les candidats qui posent leur candidature à ce processus de sélection doivent inscrire, dans leur demande, une adresse de courriel valide qui soit en service en tout temps, et qui accepte les messages des expéditeurs inconnus. IL INCOMBE AUX CANDIDATS DE S’ASSURER DE FOURNIR DES COORDONNÉES EXACTES ET DE LES METTRE À JOUR, AU BESOIN.Les candidats devront assumer leurs dépenses de voyage (y compris les déplacements aux fins d'évaluation), et pourraient être requis d'assumer les dépenses liées aux déménagements.Des stratégies de gestion du volume de demandes pourraient être appliqués.Les personnes convoquées à l’étape de l’évaluation devront fournir les ORIGINAUX de leurs titres de scolarité (p. ex. diplômes ou relevés de notes officiels), faute de quoi leur candidature pourrait être rejetée dans le cadre du présent processus de sélection.Les candidats doivent fournir une preuve de citoyenneté canadienne ou de résidence permanen

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• Cote de sécurité et de fiabilité approfondie de la GRC Les candidats retenus doivent satisfaire à cette condition et conserver cette cote pendant toute la durée d’emploi.Le processus de sélection comprend également une entrevue desécurité/fiabilité et une enquête sur le terrain portant notamment sur les créances/finances, les études, les emplois, les références ,etc.

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• Volonté et capacité de travailler dans un milieu policier où l'emploi du temps est chargé et d’être exposé à du matériel troublant et/ou choquant
• Volonté et capacité de travailler des heures supplémentaires, au besoin
• Consentir à travailler dans un environnement poussiéreux ou bruyant, et être en mesure de le faire.
• Consentir à soulever jusqu’à 50 lb et être en mesure de le faire.

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ÉDUCATION
• La réussite de deux (2) années d’études secondaires ou présenter une combinaison acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.*
*La personne retenue devra fournir une attestation d’études ou de formation avant d’être nommée au poste.Les candidats qui possèdent des titres de compétence étrangers devront fournir une preuve d’équivalence canadienne. Voir le lien vers « Équivalence de diplômes » ci dessous.

EXPERIÉNCE
• Expérience récente* de l’utilisation d’au moins trois (3) des outils M365 suivants : Outlook. SharePoint, Word, Excel, List, OneNote, PowerPoint, Teams.
• Expérience de la prestation de services de soutien administratif**
**Les services de soutien administratif peuvent comprendre des tâches comme : Tenir à jour les calendriers ; Triage des demandes ; Préparer, réviser et formater des documents tels que des rapports, de la correspondance, etc. ; Saisie de données ; Traitement du courrier.
• Expérience de la liaison avec des clients internes ou externes et de la prestation d’information ou de conseils à ceux-ci sur les processus administratifs ou les exigences des programmes.*Expérience récente signifie au cours des cinq (5) dernières années.

CAPACITÉS ET COMPÉTENCES
• Capacité de communiquer efficacement par écrit.
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
• Capacité de planifier, d’organiser et d’établir l’ordre de priorité du travail dans un environnement où les demandes changent.
• Capacité de suivre les instructions

QUALITÉS PERSONNELLES
• Réflexion approfondie
• Travailler efficacement avec les autres
• Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’action
• Fiabilité
• Orientation du service client
• Souci du détail

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Sera appliqué / évalué à une date ultérieure

Anglais essentiel

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EXPERIÉNCE
• Expérience de la prestation de services de soutien administratif dans un milieu judiciaire ou quasi judiciaire.
• Expérience de la prestation de services de gestion des dossiers tels que l'indexation, le renvoi, le classement, la récupération, la conservation, l'archivage ou la destruction de données.
• Experience using a database***
***Examples of a database: Police Reporting Occurrence System (PROS), Excel Spreadsheets, etc.
• Expérience de la prestation de services de soutien financier****
****Financial support services can include: Monitors or maintains a budget; Verifies process expenditures and journal vouchers; Maintains contingency funds; Prepares and processes forms or transactions; etc.
• Expérience de travail dans une salle de courrier ou une imprimerie
• Expérience de travail dans un environnement logistique comme, sans s’y limiter, les centres de distribution, les entrepôts et la fabrication.
• Expérience de l’interprétation et de l’application de lois, de politiques ou de directives.

CAPACITÉS ET COMPÉTENCES
• Capacité de manipuler des marchandises dangereuses.

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La préférence sera accordée aux anciens combattants d’abord, suivis des citoyens canadiens et des résidents permanents, à l’exception des postes situés au Nunavut ou au Yukon. Pour les postes situés au Nunavut, les Inuits qualifiés inscrits en vertu de l’Accord du Nunavut seront nommés en premier. Pour les postes situés au Yukon, les Premières Nations du Yukon qualifiés seront nommés en premier, suivis des personnes autochtones qualifiées.

En savoir plus sur la préférence aux anciens combattants.

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